WDI Billing vs inFakt: porównanie programów do faktur i księgowości

Jeśli szukasz porównania WDI Billing vs inFakt, prawdopodobnie stoisz przed wyborem między dwoma różnymi modelami: samodzielnym programem, który dajesz sobie w pełni pod kontrolę, a usługą, w której księgowość w dużej mierze prowadzi za Ciebie zewnętrzny zespół. Oba podejścia mają sens - zależy, ile chcesz robić sam, a ile oddać. Ten artykuł porównuje oba narzędzia uczciwie: pod kątem obsługi KSeF, księgowości (KPiR, ryczałt, VAT) oraz cen.

Krótko: różny model, nie tylko różny program

inFakt to przede wszystkim program do faktur połączony z usługą księgową - w wyższych planach dostajesz opiekę księgowego, który liczy za Ciebie podatek i wysyła deklaracje. To wygodne dla osób, które nie chcą w ogóle zajmować się księgowością. WDI Billing działa inaczej: to narzędzie, które Ty (lub Twoje biuro rachunkowe) prowadzicie samodzielnie, z pełnym wglądem w dane, KPiR, rejestry VAT i status każdej faktury w KSeF - bez oddawania decyzji "na zewnątrz" i bez comiesięcznej opłaty za osobę prowadzącą księgi.

Jeśli zależy Ci na większej kontroli nad fakturami i księgowością - widzisz każdą pozycję, sam decydujesz, kiedy plik JPK trafia do urzędu, i nie płacisz za usługę księgowego, którego nie potrzebujesz - WDI Billing jest zbudowany dokładnie pod ten scenariusz.

KSeF: głębia integracji, nie tylko "obsługujemy KSeF"

Od 1 lutego 2026 duzi podatnicy (sprzedaż za 2024 r. powyżej 200 mln PLN) muszą wystawiać faktury w KSeF, a wszyscy muszą już umieć je odbierać . Od 1 kwietnia 2026 obowiązek wystawiania obejmuje pozostałych czynnych podatników VAT oraz podmioty zwolnione z VAT . Do 31 grudnia 2026 dopuszczone jest fakturowanie poza KSeF przy miesięcznej sprzedaży fakturowanej do 10 000 PLN , a od 1 stycznia 2027 obowiązek i sankcje obejmują też tę ostatnią grupę .

Samo hasło "obsługujemy KSeF" nic nie znaczy - obsługuje go dziś praktycznie każdy program, łącznie z darmową Aplikacją Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów. Różnica jest w głębi integracji:

• Auto-wysyłka faktur do KSeF od razu po wystawieniu, ze statusem i numerem KSeF widocznym przy każdym dokumencie.
• Auto-odbiór faktur kosztowych - koszty spływają automatycznie, bez ręcznego pobierania i wklejania do księgi.
• Statusy w czasie rzeczywistym - wiesz, czy faktura została przyjęta, odrzucona, czy czeka.
• Korekty (in-minus/in-plus) zgodne z logiką KSeF, bez ręcznego liczenia różnic.
• Tryb offline24 na wypadek własnej niedostępności systemów - faktury wystawione w tym trybie trzeba przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Jeśli to Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię całego systemu, na dosłanie faktur jest aż 7 dni roboczych - to dwa różne terminy, które WDI Billing pilnuje automatycznie, żebyś nie musiał liczyć ich ręcznie.

Od 1 lutego 2026 jedynym obowiązującym schematem ustrukturyzowanej faktury jest FA(3) - starsze wersje FA(2) i FA(1) nie są już akceptowane, nawet do korekt faktur wystawionych wcześniej. WDI Billing generuje i waliduje faktury wyłącznie w aktualnym schemacie FA(3), więc nie musisz samodzielnie pilnować, która wersja struktury XML obowiązuje w danym miesiącu. Logowanie do KSeF przez aplikację mObywatel (przez login.gov.pl, numer NIP firmy i potwierdzenie kodem QR w telefonie) jest już dostępne, a WDI Billing wspiera je na równi z logowaniem kwalifikowanym podpisem elektronicznym czy tokenem autoryzacyjnym.

inFakt obsługuje wysyłkę faktur do KSeF, ale to Twoje biuro (wewnętrzne u inFaktu lub zewnętrzne) w praktyce zajmuje się resztą procesu księgowego wokół tych faktur. WDI Billing daje Ci samodzielny wgląd i kontrolę nad całym cyklem: wysyłką, odbiorem kosztów, statusami i korektami - bez pośrednika. Więcej o samej integracji znajdziesz na stronie programu do fakturowania KSeF oraz przy odbiorze kosztów w automatycznym pobieraniu faktur kosztowych z KSeF.

Uczciwie: co inFakt robi dobrze

inFakt ma dobrą markę wśród JDG, które chcą "oddać" księgowość i nie myśleć o terminach. Dla wielu jednoosobowych działalności to rozsądny wybór - płacisz za spokój głowy i masz żywego księgowego po drugiej stronie. To nie jest coś, co udajemy, że nie istnieje: jeśli w ogóle nie chcesz dotykać KPiR ani rejestrów VAT, model usługowy inFaktu może Ci pasować bardziej niż samodzielne narzędzie.

WDI Billing celuje w inny scenariusz: JDG, ryczałtowców i małe biura rachunkowe, które chcą prowadzić księgi samodzielnie (lub oddać je swojemu biuru rachunkowemu z pełnym dostępem), mieć wgląd w każdą liczbę i nie płacić stałej opłaty za usługę doradczą, której nie zamawiały.

Księgowość: KPiR, ryczałt, rejestry VAT

WDI Billing prowadzi księgowość samodzielnie: Księgę Przychodów i Rozchodów, ewidencję ryczałtu, rejestry VAT sprzedaży i zakupu, oraz generowanie JPK_VAT (JPK_V7) - z zachowaniem zasady, że to Ty decydujesz, kiedy plik trafia do urzędu skarbowego, nie automat. To jest właśnie ta większa kontrola nad fakturami i księgowością, o którą pytają najczęściej użytkownicy przechodzący z rozwiązań usługowych: kontrola nie nad samą fakturą w KSeF (ta prawnie trafia do Ministerstwa Finansów i tak zostaje), lecz nad wszystkim, co dzieje się wokół niej - księgami, dokumentami i terminem złożenia deklaracji.

Dla działalności jednoosobowych, które dopiero wybierają formę opodatkowania, przydatny może być też nasz poradnik o wyborze między ryczałtem a skalą podatkową, a dla osób prowadzących pełną księgowość jednoosobową - strona programu księgowego dla JDG.

Dla JDG rozważających zwolnienie podmiotowe z VAT istotny jest aktualny limit rocznego obrotu - 240 000 PLN. WDI Billing na bieżąco śledzi sumę sprzedaży w roku podatkowym i ostrzega z wyprzedzeniem, zanim zbliżysz się do tego progu, dzięki czemu masz czas na spokojną rejestrację do VAT zamiast nerwowego nadrabiania zaległości po przekroczeniu limitu.

Ceny i przejrzystość

inFakt buduje ceny wokół pakietów z usługą księgową - im więcej wsparcia księgowego, tym wyższa opłata miesięczna. WDI Billing rozlicza się przejrzyście za samo narzędzie, bez opłat za pojedynczą fakturę i bez konieczności dokupowania osobnej usługi księgowej, jeśli sam prowadzisz księgi lub robi to Twoje biuro rachunkowe. Pełny cennik w PLN znajdziesz na stronie cennika WDI Billing.

Tabela porównawcza

Dlaczego JDG i biura rachunkowe wybierają WDI Billing zamiast inFaktu

Najczęstszy powód przejścia z inFaktu to chęć samodzielnego prowadzenia księgowości lub oddania jej zaufanemu biuru rachunkowemu z pełnym dostępem - bez dodatkowej warstwy usługi księgowej dołączonej do programu. Drugi powód to głębia integracji z KSeF: automatyczny odbiór kosztów, statusy i korekty widoczne od ręki, zamiast czekania na informację od osoby prowadzącej księgi. Biura rachunkowe obsługujące wielu klientów JDG doceniają też możliwość bezpośredniego dostępu do faktur z KSeF - więcej o tym na stronie WDI Billing dla biur rachunkowych.

Przejście z inFakt do WDI Billing

Zmiana programu nie musi oznaczać utraty historii faktur i danych księgowych. WDI Billing wspiera czysty eksport danych, dzięki czemu przenosisz kontrahentów, faktury i rejestry bez ręcznego przepisywania. Jeśli rozważasz zmianę, zobacz też stronę inFakt - alternatywa dla Twojej firmy, gdzie opisujemy sam proces migracji krok po kroku. Podstawy samego KSeF - kogo obowiązuje i od kiedy - znajdziesz w naszym pełnym poradniku KSeF: co to jest.

Wypróbuj WDI Billing bez zobowiązań

Sprawdź, jak wygląda większa kontrola nad fakturami i księgowością w praktyce - z pełną obsługą KSeF, samodzielnym prowadzeniem KPiR lub ryczałtu i przejrzystym cennikiem bez ukrytych opłat za pojedynczą fakturę. Załóż bezpłatne konto testowe WDI Billing i porównaj sam, zanim zdecydujesz, czy zostajesz przy inFakcie, czy przechodzisz na własne, pełne dane pod kontrolą.