Alternatywa dla inFakt: program do fakturowania KSeF, który rośnie razem z firmą

Jeśli szukasz alternatywy dla inFakt, prawdopodobnie trafiłeś tu z jednego z trzech powodów: zbliża się kolejny etap obowiązkowego KSeF, cennik dotychczasowego programu przestał pasować do skali Twojej firmy, albo po prostu potrzebujesz czegoś więcej niż samo wystawianie faktur - realnej księgowości, dokumentów i eksportów, na których pracuje Twoje biuro rachunkowe. WDI Billing został zbudowany z myślą o tej trzeciej grupie: JDG, freelancerach, ryczałtowcach i małych spółkach, które chcą jednego narzędzia zamiast pięciu.

Dlaczego przedsiębiorcy szukają alternatywy dla inFakt

inFakt od lat jest solidnym wyborem dla jednoosobowych działalności, ale wraz z wejściem Krajowego Systemu e-Faktur zmieniają się wymagania wobec każdego programu do faktur. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje dużych podatników (sprzedaż za 2024 r. powyżej 200 mln zł) , a od 1 kwietnia 2026 r. dołączają wszyscy pozostali aktywni podatnicy VAT oraz podmioty zwolnione z VAT . Do 31 grudnia 2026 r. przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł, mogą jeszcze fakturować poza KSeF , a od 1 stycznia 2027 r. dołącza ostatnia grupa i zaczynają obowiązywać sankcje . W tym kontekście samo hasło "obsługujemy KSeF" niewiele mówi - liczy się, jak głęboko dany program integruje się z systemem Ministerstwa Finansów oraz czy nadąża za zmianami formatu. Od 1 lutego 2026 r. jedynym obowiązującym schematem ustrukturyzowanej faktury jest FA(3) - starsze wersje FA(2) i FA(1) nie są już akceptowane, nawet przy korektach do faktur wystawionych wcześniej, więc program, który tego nie aktualizuje, naraża Cię na odrzucone faktury.

Warto też wiedzieć, że logowanie do KSeF jest dziś prostsze niż jeszcze niedawno. Oprócz podpisu kwalifikowanego, pieczęci firmowej i tokena z urzędu skarbowego, przedsiębiorca może zalogować się do systemu przez login.gov.pl i aplikację mObywatel - wpisujesz NIP firmy, a dostęp potwierdzasz kodem QR wprost w telefonie, bez wizyty w urzędzie. WDI Billing wspiera te metody logowania, więc podłączenie nowej firmy do KSeF zajmuje dosłownie kilka minut, a nie cały dzień na formalności.

WDI Billing jako alternatywa dla inFakt - co realnie zyskujesz

Zamiast podstawowej wysyłki faktur do KSeF, WDI Billing oferuje pełny cykl integracji:

• Automatyczna wysyłka faktur ustrukturyzowanych do KSeF bez ręcznego eksportu i importu plików XML.
• Automatyczny odbiór faktur kosztowych - dokumenty zakupowe trafiają do Twojej księgowości bez przepisywania z PDF-ów czy skrzynki mailowej. Więcej o tym w odbiorze faktur z KSeF.
• Statusy w czasie rzeczywistym - wiesz, kiedy faktura otrzymała numer KSeF, a kiedy trafiła do kontrahenta.
• Korekty zgodne z zasadami KSeF - faktury korygujące in-minus i in-plus obsługiwane zgodnie z aktualnymi wymaganiami, w schemacie FA(3).
• Tryb offline24 z pilnowaniem terminów - gdy zawodzi Twoje łącze internetowe, wystawiasz fakturę offline, a WDI Billing przypomina o przesłaniu jej do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu. Jeśli natomiast Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię samego systemu KSeF, na przesłanie faktur masz 7 dni roboczych - system pilnuje obu terminów, żebyś nie musiał liczyć ich ręcznie w kalendarzu.

Nie tylko faktury - pełna księgowość JDG w jednym miejscu

inFakt bywa wybierany właśnie za połączenie fakturowania z księgowością, i to jest kierunek, w którym idziemy jeszcze dalej. WDI Billing prowadzi księgowość JDG online - KPiR, ryczałt, rejestry VAT - oraz generuje JPK_V7 na podstawie tych samych danych, którymi fakturujesz. Żadnego przepisywania liczb między systemami, żadnych rozjazdów między fakturą a księgą.

Dla wielu JDG i ryczałtowców istotny jest też limit zwolnienia podmiotowego z VAT - od 1 stycznia 2026 r. wynosi on 240 000 zł rocznego obrotu (wcześniej było to 200 000 zł), a przedsiębiorcy, którzy w 2025 r. zmieścili się między tymi kwotami, mogli od stycznia 2026 r. wrócić do zwolnienia bez zwykłego okresu oczekiwania. WDI Billing pilnuje tego limitu na bieżąco na podstawie Twoich faktur i ostrzega z wyprzedzeniem, zanim zbliżysz się do progu, po przekroczeniu którego musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT - to jedna z tych rzeczy, które łatwo przeoczyć, prowadząc księgowość ręcznie w arkuszu albo w kilku niepołączonych ze sobą narzędziach.

Większa kontrola nad fakturami - uczciwie, bez naciągania

Musimy być tu precyzyjni, bo to ważne: faktura ustrukturyzowana, która trafia do KSeF, z definicji przechodzi przez system Ministerstwa Finansów - otrzymuje numer KSeF i jest tam archiwizowana przez 10 lat. Żaden program, także WDI Billing, nie zmieni tego ani nie "ukryje" tej faktury przed skarbówką - i nie obiecujemy czegoś przeciwnego. To, co faktycznie zyskujesz, to większa kontrola nad wszystkim wokół tego obowiązku: nad tym, kiedy przygotowujesz i wysyłasz JPK, nad dokumentami kosztowymi i ich archiwizacją, nad dostępem księgowej czy doradcy (tryb "break-glass" zamiast udostępniania wszystkiego na stałe), oraz nad tym, jak i gdzie eksportujesz swoje dane. W praktyce oznacza to, że domyślnie nikt - łącznie z zewnętrznym biurem rachunkowym - nie ma stałego, pełnego dostępu do wszystkich dokumentów; dostęp jest przyznawany na czas potrzebny do konkretnego zadania, a Ty zawsze widzisz, kto, kiedy i do czego zaglądał. To realna różnica względem systemów, w których Twoje dane trudno wyciągnąć w czytelnej formie, a historia dostępu w ogóle nie jest rejestrowana.

Przejście z inFakt bez utraty danych

Zmiana programu budzi jeden strach: co z historią faktur i kontrahentów? WDI Billing pozwala zaimportować dane z inFakt (kontrahenci, pozycje cennika, historia dokumentów) i eksportować własne dane w dowolnym momencie w otwartych formatach - bez zamykania Cię w systemie, z którego trudno się wypisać. To ta sama zasada, którą stosujemy wobec wszystkich programów do faktur, nie tylko przy zmianie z inFakt.

W praktyce migracja wygląda prosto: importujesz plik z danymi kontrahentów i pozycjami cennika (najczęściej CSV lub XLSX), a historyczne faktury trafiają do archiwum WDI Billing, skąd w każdej chwili możesz je pobrać jako PDF lub XML - również te wystawione jeszcze przed KSeF. Cały proces zajmuje zwykle jedno popołudnie, a nie tygodnie przestoju, dzięki czemu Twoja księgowa lub biuro rachunkowe może zacząć pracować w nowym systemie od razu po zaimportowaniu danych, bez przerwy w wystawianiu faktur klientom.

Porównanie w skrócie

Pełne, uczciwe zestawienie funkcja po funkcji znajdziesz na stronie WDI Billing vs inFakt.

Ile to kosztuje

Darmowe narzędzia jak Aplikacja Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów czy podstawowe plany konkurencji wyznaczają dolną granicę rynku - i to naturalne, że najpierw je sprawdzasz. Płacisz u nas za to, czego za darmo nie dostaniesz: głębię integracji z KSeF, pełną księgowość (KPiR/ryczałt/VAT/JPK) i porządek w dokumentach kosztowych. Aktualny cennik w PLN, bez ukrytych opłat za fakturę, znajdziesz na stronie cennik WDI Billing.

Zanim zdecydujesz się na zmianę, warto też zrozumieć sam KSeF - polecamy nasz obszerny poradnik KSeF: co to jest, kogo obowiązuje i od kiedy.

Przetestuj WDI Billing zamiast inFakt

Nie musisz zgadywać, czy zmiana się opłaci - załóż darmowe konto testowe, zaimportuj swoich kontrahentów i sprawdź, jak wygląda wystawianie faktur w KSeF oraz prowadzenie księgowości w jednym miejscu. Wypróbuj WDI Billing za darmo już dziś i przekonaj się, że alternatywa dla inFakt nie musi oznaczać kompromisów.